Uporządkuj swoją skrzynkę po migracji

Migrujesz właśnie całą swoją pocztę z jednego konta pocztowego na inne? W Twojej firmie jest przeprowadzana właśnie taka operacja? Twoja nowa, świeża poczta Gmail zaczyna puchnąć od ogromnej ilości wiadomości nie tylko z Twojego służbowego konta, ale dodatkowo otrzymujesz masę wiadomości z grupowych skrzynek?

Żeby nie utonąć w ogromie maili i móc dalej pracować, warto jest zastosować odpowiednie filtry do archiwizacji oraz etykiety, żeby odpowiednio segregować i opisywać przychodzące wiadomości. W tym wpisie pokażemy jak krok po kroku oswoić skrzynkę pocztową oraz zapanować nad spływającymi mailami.

Na początek utwórzmy etykiety, które pomogą nam segregować nasze wiadomości.

W Twojej służbowej skrzynce Gmail, po lewej stronie znajdź frazę “Etykiety” i kliknij plusik, żeby dodać nową.
Pojawi się okienko, w którym możesz utworzyć nową Etykietę.
Będziemy potrzebować przynajmniej dwóch:
- na wiadomości, które zarchiwizujemy
- na przyszłe wiadomości, które będą do nas docierać.

Mając utworzone etykiety, możemy przejść do następnego kroku.

Archiwizowanie zmigrowanych wiadomości

Ważna uwaga: archiwizowanie wiadomości nie usuwa ich z Twojej poczty. Takie maile są wciąż dostępne, tylko nie w głównym folderze skrzynki odbiorczej. Dzięki archiwizowaniu uporządkujesz skrzynkę, zachowasz ważne wiadomości i ułatwisz sobie pracę ze swoją pocztą :)

Wejdź na swoją nową skrzynkę służbową Gmail. W panelu wyszukiwania kliknij na opcję Szukania zaawansowanego.

W sekcji “Do” wpisz adres mailowy, z którego miałeś zmigrowaną pocztę.
Następnie, w sekcji “Zawiera słowa” wpisz frazę “before:———” i zamiast kresek wpisz datę, której potrzebujesz. Dzięki temu będziemy brać pod uwagę wiadomości, które przyszły przed datą, którą wpisałeś/aś.
Gdy będziesz mieć to uzupełnione - śmiało kliknij “Utwórz filtr”

W podanym przykładzie interesują nas wiadomości przychodzące na adres “allegro@…”, które przyszły przed 1 lipca 2023.

Po kliknięciu “Utwórz filtr” pojawi się następujący komunikat.

Kliknij “OK”. Komunikat informuje nas tylko, że filtr, który tworzymy nie będzie brał pod uwagę nowych przychodzących wiadomości, a to jest coś, co potrzebujemy.

Pojawią nam się nowe opcje do zaznaczania.
Chcemy, aby zmigrowane wiadomości, cała historia została:
- zarchiwizowana (dalej będziemy mieć do nich dostęp!)
- odczytana
- miała przypisaną etykietę
- filtr, który tworzymy został zastosowany do wszystkich wiadomości jakie Gmail znalazł zgodnie z naszym wyszukiwaniem.
Zaznaczamy więc poniższe opcje:

Pamiętajmy zaznaczyć etykietę, jaką chcemy przypisać naszym wiadomościom.
W opcji “Zastosuj etykietę” wybieramy z listy odpowiednią etykietę.

Jeśli nie mamy przygotowanej wcześniej etykiety, możemy ją od razu stworzyć w tym menu. Wybieramy “Nowa etykieta…” i w okienku nazywamy nową etykietę..

Mając wszystkie 4 opcje zaznaczone oraz wybraną właściwą etykietę - klikamy przycisk “Utwórz filtr”.
Nasze wiadomości zostały oznaczone jako odczytane, zarchiwizowanych i mają przypisaną etykietę.

Dzięki tej etykiecie łatwo będziesz mógł przejść do zarchiwizowanych wiadomości z konkretnego adresu.

Wiadomości zarchiwizowane nie będą pokazywać się w głównej skrzynce “Odebrane”.
Możemy je odnaleźć i z nimi pracować:
- dzięki przypisanej etykiecie,
- wchodząc do zakładki “Wszystkie”, gdzie będą nasze wszystkie maile.

Nasze zarchiwizowane wiadomości w zakładce “Wszystkie” z odpowiednią przypisaną i widoczną etykietą.

Gratulacje!
Zarchiwizowałeś swoje stare wiadomości i Twoja skrzynka pocztowa Gmail jest gotowa do działania!

Tworzenie filtrów i automatyczne przypisywanie etykiet

Robiąc porządki po migracji skrzynki pocztowej, warto od razu posegregować nasze wiadomości i je opisać wykorzystując etykiety.

Podobnie jak przy archiwizacji - na swojej służbowej, nowej skrzynce Gmail wejdź w szukanie zaawansowane.
W sekcji “Do” wpisz adres mailowy, z którego miałeś zmigrowaną pocztę i kliknij “Utwórz filtr”.

Tym razem, chcemy żeby nasze wiadomości:
- miały odpowiednią etykietę
- etykieta została przypisana do wszystkich maili (również tych z archiwum!)
Wybieramy więc poniższe opcje:

Podobnie jak wcześniej, wybierzmy etykietę, jaką chcemy przypisać danym wiadomościom lub jeśli mamy potrzebę - możemy bezproblemowo stworzyć nową.

Takie ustawienia sprawią, że:
- etykieta zostanie przypisana do wiadomości, które już mamy
- etykieta będzie dopisywana do wiadomości przychodzących spełniających nasze warunki (w naszym przykładzie - wiadomości przychodzące na adres “allegro@…”)

Mając 2 opcje zaznaczone oraz wybraną właściwą etykietę - klikamy przycisk “Utwórz filtr”.
Nasze wiadomości zostały oznaczone wybraną etykietą oraz przyszłe maile również otrzymają daną etykietę.

Nasze wszystkie maile, odpowiednio zarchiwizowane, z etykietami pomagającymi nam w pracy :)

Gratulacje, oswoiłeś swoją skrzynkę pocztową Gmail!